Автоматизация бизнеса помогает оптимизировать расходы и своевременно адаптироваться к быстро меняющимся экономическим условиям. Она даёт возможность делегировать выполнение задач современным технологическим платформам и сервисам. Благодаря автоматизации процессов бизнес может быстро перестраиваться в ответ на актуальные вызовы рынка и значительно расти без потери качества сервиса и внутренних коммуникаций.
Для чего нужна автоматизация
Для начала давайте ответим на вопрос, что такое автоматизация для бизнеса.
Автоматизация бизнес-процессов — это использование технологий и программного обеспечения для оптимизации и улучшения эффективности работы организаций. Основная её цель заключается в делегировании рутинных задач автоматизированным системам, что позволяет освободить ресурсы и повысить производительность персонала. Также автоматизация минимизирует вероятность ошибок, связанных с человеческим фактором, и обеспечивает тщательный и непрерывный контроль за работой сотрудников.
Какие процессы можно автоматизировать в бизнесе
Практически любой бизнес-процесс можно автоматизировать. При этом эффект особенно нагляден в работах, результаты которых отображаются в цифрах. Ниже представлены примеры бизнес-процессов, для которых оптимизация наиболее востребована.
Бухгалтерия
На сегодняшний день весь документооборот в компании можно автоматизировать с помощью современных платформ и сервисов. Для ведения бухгалтерского и налогового учёта, как правило, выбирают программу 1С. Её можно настраивать под особенности бизнеса в конкретной нише.
Например, IT-компания может использовать 1С для ускорения обработки счетов-фактур и платёжных документов. Это позволяет сократить время на их проверку и учёт, а также минимизировать ошибки при вводе данных.
Управление персоналом
Автоматизировать можно учёт рабочего времени, объёмы работ для внештатных сотрудников, больничные листы и так далее. К примеру, в HR-отделе IT-компании система учёта рабочего времени может автоматически собирать данные о часах работы персонала через интеграцию с другими сервисами и платформами, что упрощает расчёт заработной платы.
Управление проектами
Автоматизировать можно не только коммуникации внутри и между отделами, но и систему контроля за выполнением задач. Так, для IT-компании подойдёт платформа Trello для мониторинга за выполнением проектов, и также через неё назначать ответственных и устанавливать дедлайны, тем самым значительно улучшая координацию работы команд.
Клиентский сервис и работа с клиентскими базами
Для улучшения обработки заявок от клиентов можно использовать платформу AmoCRM. Она быстро распределяет запросы между менеджерами и отправлять автоматические уведомления о статусе выполнения задач, а также быстро рассылает по базе клиентов статусы, имейлы и уведомления.
Как автоматизировать бизнес
Процесс автоматизации можно разделить на следующие этапы:
- Подготовка. На этом этапе осуществляются поиск и подробное описание существующих проблем, а также определяется количество сотрудников, которые должны будут использовать новые программы.
- Анализ. Изучаются внутренние регламенты, проводятся интервью с руководителями отделов и исследуется реальная ситуация в компании. Анализируя процессы, руководитель отдела продаж может отметить, что текущая система учёта заказов не позволяет отслеживать статус покупки в реальном времени, а значит, этот параметр нужно будет внедрить при оптимизации работы отдела.
- Подготовка технического задания. Создаётся документ, в котором описываются все детали и функциональные требования к будущему программному обеспечению.
- Подготовка помещений. Организуются пространства, где будут внедряться новшества, включая необходимое оборудование и инфраструктуру. Так, для установки нового программного обеспечения в офисе создаётся специальная комната для обучающих семинаров и тестирования системы.
- Установка и настройка системы. Проводится установка и тестирование программного обеспечения.
- Обучение. Штат компании обучают использовать новое программное обеспечение с помощью тренингов и практических занятий.
- Проверка. Сотрудники тестируют работу внедрённой платформы под руководством разработчиков, чтобы убедиться в её эффективности.
- Корректировка. Вносятся изменения в программное обеспечение по запросам от заказчика для улучшения его функциональности. К примеру, после тестирования сотрудники могут предложить добавить возможность автоматического формирования отчётов по каждому заказу.
- Ввод в эксплуатацию. После успешного завершения всех этапов система запускается в полноценную эксплуатацию.
Преимущества автоматизации бизнес-процессов
Ниже перечислены основные причины, по которым многие компании считают целесообразным внедрение автоматизации бизнес-процессов:
- Повышение эффективности. Система автоматизации бизнеса оптимизирует рутинные задачи, сокращая время и усилия, необходимые для их выполнения. Это приводит к повышению операционной эффективности и позволяет сотрудникам сосредоточиться на более стратегических видах деятельности.
- Экономия затрат. Автоматизация снижает потребность в ручном труде при выполнении повторяющихся задач, что со временем приводит к значительной экономии средств. Она оптимизирует распределение ресурсов и позволяет предприятиям более стратегически грамотно распределять человеческие ресурсы.
- Сокращение количества ошибок. Автоматизированные процессы исключают человеческий фактор и способствуют повышению точности ввода данных, расчётов и других рутинных задач.
- Предсказуемость результатов работы. Автоматизированные процессы реализуются по заранее установленным правилам и гарантируют, что каждая задача будет выполняться одинаково верно.
- Масштабируемость. Платформы для автоматизации разработаны таким образом, чтобы справляться с возрастающей рабочей нагрузкой без пропорционального увеличения ресурсов.
- Повышение качества обслуживания клиентов. Оптимизация процессов, связанных с потребителями, таких как поддержка пользователей или обработка заказов, может привести к ускорению времени отклика, персонализированному взаимодействию и повышению общей удовлетворённости клиентов.
- Гибкость и адаптивность. Автоматизированная организация бизнес-процессов позволяет бизнесу быстрее адаптироваться к меняющимся рыночным условиям, нормативным требованиям и отраслевым тенденциям. Такая гибкость необходима для сохранения конкурентоспособности в динамичной бизнес-среде.
- Быстрое принятие верных решений. Такие программы предоставляют информацию в режиме реального времени, способствуя более эффективному принятию решений.
- Безопасность. Системы автоматизации часто оснащаются надёжными средствами защиты, что снижает риск утечки данных и несанкционированного доступа. Это особенно важно для защиты конфиденциальной деловой информации.
- Конкурентное преимущество. Компании, внедряющие такие программы, получают возможность работать более эффективно, обеспечивая лучший клиентский опыт и быстрее адаптируясь к изменениям на рынке.
Возможные риски
Автоматизация бизнес-процессов является одним из ключевых факторов для масштабирования компании. Однако внедрение этого инструмента сопряжено с определёнными вызовами и рисками, которые необходимо учитывать:
- Сопротивление сотрудников
Работники могут проявлять негативное отношение к автоматизации, поскольку она иногда воспринимается как угроза их рабочему месту. Например, если ранее отдел продаж вручную обрабатывал заказы, а теперь это делает автоматизированная система, менеджеры могут почувствовать себя ненужными.
Во избежание ситуаций недопонимания важно проводить регулярные обсуждения с персоналом, разъясняя преимущества оптимизации как для компании, так и для каждого отдельного работника. - Временное увеличение нагрузки на работников
В процессе внедрения новой платформы может возрасти нагрузка на штат, так как на определённом этапе специалистам надо будет одновременно работать как с новой системой, так и с устаревшими методами.
Например, если компания переходит на электронный документооборот, работники могут продолжать вести бумажные документы в течение переходного периода, что создаёт дополнительную нагрузку. Это может привести к затягиванию этапов проекта, так как сотрудники будут считать освоение новой программы менее приоритетным, чем выполнение текущих задач. - Уязвимости или недоработки в системе автоматизации
Любая программа может иметь свои недостатки, которые в некоторых случаях приводят к сбоям в работе. Скажем, если в программе для учёта клиентов обнаружена уязвимость, это не должно стать поводом для отказа от оптимизации. Необходимо обратиться к разработчикам для устранения проблемы или рассмотреть альтернативные решения на рынке. - Ошибочная оценка возможностей компании
Руководители могут недооценить или переоценить выгоды от оптимизации, что может привести к увеличению затрат вместо ожидаемой экономии. Если после внедрения автоматизированной системы компания начинает тратить больше средств на её обслуживание и обучение сотрудников, это может негативно сказаться на финансовых результатах.
Поэтому решение об изменении каких-либо процессов важно принимать на основе тщательного анализа проблем и задач бизнеса. 
Какие инструменты и функции могут потребоваться
Платформы автоматизации бизнес-процессов различаются по категориям бизнес-процессов, которые они автоматизируют.
Наиболее распространённый инструмент — CRM (Сustomer Relationship Management) — значительно упрощает процесс взаимодействия с клиентами и сбора клиентских данных. Традиционные CRM-платформы фокусируются на оптимизации воронки продаж и маркетинга. Например, в IT-компании можно настроить автоматическую рассылку сообщений пользователям, с которыми не удалось связаться по телефону. Чтобы звонить клиентам прямо из CRM-системы, её можно интегрировать с телефонией МТТ, что позволит сохранять звонки в карточку клиента и вести историю коммуникаций, звонков и переписок в одном месте.
HRM-системы (Human Resources Management) предназначены для управления кадровыми ресурсами и подходят компаниям с численностью сотрудников более 50 человек. Они помогают вести документацию, отслеживать графики отпусков, рассчитывать заработную плату. К примеру, в IT-компании HRM может автоматизировать процесс учёта рабочего времени сотрудников и формирование отчётов.
Системы электронного документооборота ECM или СЭД упрощают составление, обмен и хранение документов. Без внедрения ECM все документы необходимо распечатывать, согласовывать и подписывать вручную, что требует значительных временных затрат. В IT-компании использование ECM позволяет сотрудникам подписывать документы в электронном виде за несколько секунд, не покидая рабочего места.
BPM-программы (Business Process Management) помогают моделировать и управлять бизнес-процессами. В IT-секторе BPM может использоваться для оптимизации процесса разработки программного обеспечения, позволяя командам быстрее реагировать на изменения требований.
Система управления складом WMS (Warehouse Management System) — специализированное программное обеспечение для управления складскими запасами. Оно предоставляет статистику по каждой операции на складе с момента прибытия товара до его отправки клиенту.
ERP-системы представляют собой интегрированные решения, объединяющие сразу несколько инструментов: CRM, ECM, HRM и другие. ERP может обеспечить синхронизацию всех бизнес-процессов, включая финансы, продажи и управление проектами, что способствует повышению общей эффективности работы.
Вывод
- Автоматизация бизнес-процессов — важный инструмент, который помогает оптимизировать расходы, повышает эффективность работы на всех этапах, а также улучшает качество обслуживания и скорость выполнения задач в компании.
- Автоматизация способствует как масштабированию бизнеса, так и быстрой перестройке работы различных подразделений в случае необходимости, однако для малого бизнеса глобальная оптимизация не всегда оправдана.
- Перед началом внедрения этого инструмента в работу бизнеса важно провести подготовительную работу, включая анализ и подробное описание процессов, а также подготовку сотрудников.
- Есть множество технологических платформ, каждая из которых автоматизирует одно или несколько направлений деятельности компании.
